چطور برای تعمیرات با صاحبخانه تماس بگیرید و کار را به نتیجه برسانید

چرا یک تماس از «سینک خراب شده» بهتر جواب می‌دهد

هر درخواست تعمیر چهار بخش دارد: چه چیزی خراب است، کجاست، چقدر جدی است و از کی شروع شده. جمله «سینک خراب شده» فقط یکی از این چهار مورد را روشن می‌کند. حالا صاحبخانه باید حدس بزند که موضوع یک چکه کوچک است یا آب‌گرفتگی، و کاری که به حدس نیاز دارد معمولاً در نوبت می‌ماند.

صاحبخانه‌ها و مدیران ساختمان همزمان با درخواست‌های زیادی سر و کار دارند. هر چه درخواست روشن‌تر باشد، زمان‌بندی‌اش ساده‌تر است و معمولاً زودتر به آن رسیدگی می‌شود. وقتی مشکل را دقیق شرح می‌دهید، این را هم نشان می‌دهید که حواستان هست تعمیر انجام شده یا نه.

هدف این نیست که سختگیر باشید، هدف این است که روشن حرف بزنید. شما آنجا زندگی می‌کنید و اجاره می‌پردازید، و یک درخواست مشخص به وقت هر دو طرف احترام می‌گذارد.

پیش از تماس: دو دقیقه آماده‌سازی

قبل از تماس چند اطلاعات ساده را کنار هم بگذارید. آن‌وقت منظم حرف می‌زنید، تماس کوتاه‌تر می‌شود و بعد از تمام شدن تماس تازه یادتان نمی‌افتد که چیزی را نگفته‌اید.

• محل دقیق مشکل: کدام اتاق، کدام شیر یا پریز، کدام دستگاه.
• از کی شروع شده و اینکه بدتر شده است یا نه.
• عکس یا یک فیلم کوتاه با گوشی، تا یک مدرک تاریخ‌دار از وضعیت داشته باشید.
• دو سه روز و بازه ساعتی که می‌توانید برای تعمیر خانه باشید.
• نام صاحبخانه یا مدیر ساختمان، و شماره دفتر اگر دفتری دارند.
• کاغذ و خودکار برای نوشتن تاریخ، نام کسی که با او صحبت کردید و قولی که داده شد.

مشکل را دقیق شرح دهید: جمله‌هایی که می‌توانید بگویید

مشکل را همان‌طور شرح دهید که برای تعمیرکار توضیح می‌دهید، چون ممکن است حرف شما عیناً به او منتقل شود. محل، زمان و اثر مشکل را بگویید. این جمله‌ها را می‌توانید همان‌طور که هستند به کار ببرید:

• نشتی: «از لوله زیر سینک آشپزخانه آب نشت می‌کند. از سه‌شنبه شروع شد و حالا هر صبح روی زمین آب جمع شده است.» (There is water leaking from the pipe under the kitchen sink. It started on Tuesday, and now there is a puddle on the floor every morning.)
• گرمایش: «سیستم گرمایش در کل آپارتمان کار نمی‌کند. دو روز است که داخل خانه خیلی سرد است و بچه‌های من اینجا می‌خوابند.» (The heater is not working in the whole apartment. It has been very cold inside for two days, and my children sleep here.)
• لوازم خانگی: «یخچال از دیروز دیگر سرد نمی‌کند. فریزر هنوز کار می‌کند، اما غذاهای داخل یخچال خراب می‌شوند.» (The refrigerator stopped cooling yesterday. The freezer still works, but food in the fridge is spoiling.)
• حشرات: «این هفته هر شب در آشپزخانه سوسک دیده‌ام. به نظر می‌رسد از پشت اجاق گاز بیرون می‌آیند.» (I have seen cockroaches in the kitchen every night this week. They seem to come from behind the stove.)
• موضوع ایمنی: «پریز اتاق خواب وقتی چیزی را به آن وصل می‌کنم جرقه می‌زند. دیگر از آن استفاده نمی‌کنم، اما باید بررسی شود.» (The outlet in the bedroom sparks when I plug something in. I have stopped using it, but it needs to be checked.)

زمان مشخص بخواهید و تاریخ را یادداشت کنید

بعد از اینکه مشکل را توضیح دادید، تماس را با جمله «باشد، بررسی می‌کنم» تمام نکنید. چیزی بخواهید که بشود در تقویم نوشت. اگر پاسخ مبهم بود، مؤدب بمانید و یک قول کوچک‌تر بخواهید: «می‌دانم که باید بررسی کنید. می‌توانید تا جمعه با یک تاریخ مشخص به من زنگ بزنید؟» (I understand you need to check. Can you call me back by Friday with a date?)

پیش از قطع کردن تماس، سه چیز را روی کاغذ بنویسید: تاریخ امروز، نام کسی که با او صحبت کردید و دقیقاً همان قولی که داده شد. این کار سی ثانیه طول می‌کشد و تفاوت میان «مدتی پیش زنگ زدم» و «سوم مارس زنگ زدم و با Sam صحبت کردم» است.

سه پرسش که «به‌زودی» را به یک تاریخ مشخص تبدیل می‌کنند:

• «چه زمانی کسی می‌تواند برای دیدن آن بیاید؟» (When can someone come to look at it?)
• «می‌توانیم یک روز و یک بازه زمانی مشخص کنیم؟ پنجشنبه صبح یا جمعه بعد از ساعت 3 خانه هستم.» (Can we set a day and a time window? I can be home Thursday morning or Friday after 3.)
• «چه کسی می‌آید، خودتان یا یک شرکت تعمیراتی؟ اسم آن شخص یا شرکت چیست؟» (Who will be coming — you, or a repair company? What name should I expect?)

بعد از تماس، کتبی پیگیری کنید

یک پیام کوتاه بعد از تماس، گفت‌وگوی شما را به یک مدرک تبدیل می‌کند. همان روز یک پیامک یا ایمیل بفرستید. لحن را دوستانه نگه دارید و فقط واقعیت‌ها را بنویسید:

«سلام آقای Alvarez، ممنون که امروز، سوم مارس، جواب تماس من را دادید. همان‌طور که صحبت کردیم، لوله زیر سینک آشپزخانه من نشتی دارد و یک لوله‌کش پنجشنبه بین ساعت 9 تا 12 می‌آید. من خانه هستم. متشکرم — Ana، واحد 4B.» (Hi Mr. Alvarez, thank you for taking my call today, March 3. As we discussed, the pipe under my kitchen sink is leaking, and a plumber will come Thursday between 9 and 12. I will be home. Thank you — Ana, Unit 4B.)

این پیام سه کار انجام می‌دهد: قرار را تأیید می‌کند، یک مدرک تاریخ‌دار می‌سازد که شاید بعداً به آن نیاز داشته باشید، و نشان می‌دهد که شما پیگیر هستید، چیزی که معمولاً پاسخ‌ها را سریع‌تر می‌کند.

اگر تعمیر انجام نشد

گاهی آن پنجشنبه‌ای که قول داده‌اند می‌آید و می‌گذرد و کسی پیدایش نمی‌شود. دوباره تماس بگیرید و به یادداشت خودتان اشاره کنید: «سوم مارس درباره نشتی زیر سینک تماس گرفتم و پنجشنبه، همان‌طور که قرار بود، کسی نیامد. می‌توانید تاریخ جدیدی در همین هفته به من بدهید؟» (I called on March 3 about the leak under my sink, and no one came on Thursday as planned. Can you give me a new date this week?) بعد از این تماس هم کتبی پیگیری کنید. آرام و مشخص بمانید.

اگر یک مشکل جدی حل‌نشده باقی بماند، مثل نبودن گرمایش، نبودن آب یا یک وضعیت ناایمن، مستأجران در بیشتر جاها حقوقی دارند، اما قوانین از شهر به شهر و از ایالت به ایالت فرق می‌کند. دنبال منابع محلی مستأجران بگردید: بسیاری از شهرها اداره مسکن یا خط تلفن ویژه مستأجران دارند و در آمریکا شماره 211 می‌تواند شما را به کمک محلی وصل کند. یادداشت‌های تاریخ‌دار و پیگیری‌های کتبی شما این گفت‌وگوها را بسیار ساده‌تر می‌کند.

تماس را به زبان خودتان بگیرید

اگر انگلیسی زبان اول شما نیست، تلفن اغلب سخت‌ترین بخش کار است، و معمولاً همین باعث می‌شود کار به یک پیامک سه‌کلمه‌ای ختم شود. شما خوب می‌دانید سینک چه مشکلی دارد؛ مانع، گفتن همان حرف به زبان دوم است، آن هم زنده و دقیق.

Bilingo این مانع را برمی‌دارد. یک تماس تلفنی واقعی با شماره معمولی صاحبخانه برقرار می‌کند؛ او به هیچ اپلیکیشنی نیاز ندارد و چیز غیرعادی نمی‌بیند، فقط تلفنش زنگ می‌خورد. یک مترجم هوش مصنوعی به‌صورت زنده روی خط است: شما نشتی را به زبان خودتان توضیح می‌دهید، مترجم آن را به انگلیسی می‌گوید و پاسخ او به زبان شما برمی‌گردد، نوبت به نوبت. این کار به 79 زبان و در هر دو جهت انجام می‌شود.

تماس‌های داخل آمریکا و کانادا دقیقه‌ای $0.30 هزینه دارد، نرخ پیش از شماره‌گیری نمایش داده می‌شود و اگر کسی جواب ندهد چیزی پرداخت نمی‌کنید. اگر دفتر ساختمان منوی تلفنی دارد، صفحه‌کلید در طول تماس روی صفحه می‌ماند تا بتوانید 1 را فشار دهید و ادامه بدهید. می‌توانید شماره خودتان را یک بار تأیید کنید تا صاحبخانه شماره شما را ببیند و راحت‌تر جواب بدهد. اولین تماس رایگان است.